Dịch vụ Lễ tân tòa nhà không còn quá xa lạ bởi sự gia tăng các tòa cao ốc, khu chung cư, tòa nhà văn phòng hay trung tâm thương mại. Đội ngũ Lễ tân cũng như Ban Quản lý tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp xúc, trao đổi với khách hàng và đưa hình ảnh doanh nghiệp đến với khách hàng. Hãy cùng Công ty Cổ phần Đầu tư và dịch vụ PSM tìm hiểu về dịch vụ này:

1. Nhân viên lễ tân tòa nhà là ai?

Nhân viên Lễ tân tòa nhà là người tương tác với các khách hàng đến công tác, làm việc tại tòa nhà. Bên cạnh Ban Quản lý tòa nhà, nhân viên Lễ tân cũng chính là người đưa văn hóa, hình ảnh của doanh nghiệp tới khách hàng một cách trực tiếp nhất. Bởi vậy, ngày này các doanh nghiệp càng chú trọng trong việc lựa chọn nhân viên Lễ tân chuyên nghiệp cho tòa nhà, doanh nghiệp.

2. Lễ tân tòa nhà đảm nhiệm những công việc gì?

• Theo dõi, hướng dẫn đăng ký thông tin cư dân khi Cư dân tới ở hoặc thay đổi thông tin chủ sở hữu; Quản lý người ra vào tại sảnh Tòa nhà. Tiếp nhận yêu cầu của Cư dân/Khách hàng trực tiếp tại quầy hoặc qua điện thoại/hotline của Tòa nhà. Giải quyết hoặc chuyển các bộ phận liên quan phối hợp thực hiện hoặc báo cáo trực tiếp Giám đốc Ban Quản lý Tòa nhà để được chỉ đạo cho những sự việc nằm ngoài khả năng và thẩm quyền xử lý.
• Tiếp nhận và hướng dẫn Cư dân/Khách hàng/Khách thuê thủ tục sửa chữa cải tạo lắp đặt nội thất trong căn hộ, phần diện tích thuê; Phối hợp với các bộ phận khác trong việc kiểm soát các nhà thầu phụ ra/vào Tòa nhà trong việc thực hiện hạng mục như trên.
• Thường xuyên kiểm tra tình trạng hoạt động trong khu vực làm việc và xung quanh của Tòa nhà (Như tình hình vệ sinh, an ninh, tình trạng hoạt động của hệ thống kỹ thuật…) để đảm bảo cho cảnh quan môi trường luôn được sạch sẽ và nắm bắt, giải quyết các vấn đề liên quan đến an ninh, vệ sinh và an toàn hệ thống kỹ thuật của Tòa nhà.
• Tiếp nhận và hướng dẫn các thông tin về việc bảo hành, sửa chữa căn hộ (Bao gồm phần xây dựng và hệ thống kỹ thuật trong căn hộ); Hoặc tại phần diện tích thuê văn phòng thuê và các khu vực khác (Trong trường hợp được phân công cụ thể).
• Trực tiếp liên hệ với các bộ phận khác và báo cáo Giám đốc Ban Quản lý Tòa nhà giải quyết các công việc liên quan đến hệ thống kỹ thuật chung, công tác sửa chữa, khắc phục sự cố trong căn hộ hoặc văn phòng diện tích thuê, phần thương mại dịch vụ.
• Phản hồi thông tin cho Cư dân/Khách hàng về cách thức, tiến độ giải quyết công việc cũng như những khó khăn phát sinh để Cư dân/Khách hàng nắm rõ.
• Cập nhật thông tin liên quan đến công tác chăm sóc Cư dân/Khách hàng, sửa chữa khắc phục sự cố tại căn hộ, văn phòng, phần diện tích thuê và hệ thống kỹ thuật chung, tình trạng hoạt động của các trang thiết bị, cập nhật thông tin Cư dân/Khách hàng.
• Cập nhật thông tin của Cư dân/Khách hàng, tình trạng: Chuyển đi, chuyển đến,… thường xuyên cập nhật đầy đủ các thông tin về Cư dân/Khách hàng, quản lý sự biến động tỉ lệ lấp đầy của các căn hộ tới sinh sống và phần diện tích thương mại trong Tòa nhà, để xây dựng kế hoạch doanh thu và kiểm soát thu đúng, đủ kịp thời các khoản phí theo quy định của Tòa nhà.
• Tiếp nhận thông tin về các sự cố Tòa nhà như PCCC, hệ thống điện, nước,…và báo các bộ phận liên quan để phổi hợp giải quyết.
• Hướng dẫn Cư dân/Khách hàng các thủ tục hành chính như: Đăng ký đến ở hoặc làm việc, cải tạo lắp đặt nội thất trong căn hộ, phần diện tích thuê, đăng ký gửi xe, thực hiện các Quy chế, Nội quy quản lý sử dụng nhà chung cư, Nội quy ra vào Tòa nhà, Nội quy PCCC,… và các quy định khác liên quan đến căn hộ và phần diện tích văn phòng thương mại.
• Tham gia các hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ tiện ích khác nhằm đáp ứng nhu cầu của Cư dân/Khách hàng.
• Thực hiện công tác thu các khoản phí theo quy định của Tòa nhà.
• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác PCCC như đã được đào tạo và hướng dẫn theo yêu cầu cụ thể hoặc trong trường hợp có báo cháy, hỏa hoạn xảy ra.

3. Dịch vụ lễ tân của Công ty Cổ phần Đầu tư và dịch vụ PSM:

Với phương châm “Tận tâm vì khách hàng”. Công ty Cổ phần Đầu tư và dịch vụ PSM không ngừng nỗ lực để tìm ra giải pháp tối ưu để phục vụ các khách hàng. Đội ngũ Lễ tân của Công ty Cổ phần Đầu tư và dịch vụ PSM luôn được đào tạo chuyên nghiệp, bài bản, thực hiện và duy trì các nội quy, quy định tại tòa nhà.

Với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Công ty Cổ phần Đầu tư và dịch vụ PSM đã khẳng định được thương hiệu cũng như niềm tin của các khách hàng trong lĩnh vực dịch vụ quản lý tòa nhà. 

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ & DỊCH VỤ PSM

Tầng 6 – Tòa nhà 25T1 – Khu đô thị Đông Nam, Trần Duy Hưng – Phường Trung Hòa – Quận Cầu Giấy – Hà Nội.

Điện thoại: 024.39362330    Fax: 024. 39362328

Hotline: 091 2083567 | Email: congtypsm@gmail.com

PSM – Tận tâm vì Khách hàng