Quản lý tòa nhà là khái niệm không còn xa lạ với những chủ đầu tư và Cư dân tại các tòa nhà cao tầng. Thế nhưng, định nghĩa chính xác về loại hình dịch vụ quản lý này là gì? Quy trình quản lý vận hành tòa nhà sẽ do ai triển khai? Công ty CP Đầu tư và dịch vụ PSM sẽ giải đáp các vấn đề này trong bài viết dưới đây.

1. Quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực kinh doanh cung cấp các dịch vụ quản lý vận hành mọi hoạt động, hệ thống trong tòa nhà từ kỹ thuật đến nhân sự, sao cho hoạt động chăm sóc khách hàng được diễn ra tốt nhất, đảm bảo môi trường sống, sinh hoạt an toàn, lành mạnh, tiện nghi cho cư dân, khách thuê tòa nhà. Hơn nữa, dịch vụ quản lý vận hành bất động sản tòa nhà giúp chủ đầu tư tiết kiệm nhiều chi phí trong việc kinh doanh và vận hành.

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là dịch vụ cung cấp các hoạt động giúp cho mọi hệ thống trong tòa nhà được vận hành một cách thuận lợi. Bao gồm các hệ thống: Điện nước; Thang máy; PCCC; Kết cấu kiến trúc; Hệ thống nhân sự và các tiện ích khác có trong tòa nhà. Quản lý vận hành tòa nhà cũng là khái niệm chung để chỉ hoạt động quản lý chung cư, quản lý văn phòng, quản lý bệnh viện, quản lý TTTM… Tùy thuộc vào từng điều kiện, yêu cầu của Chủ đầu tư, khách thuê hoặc tính chất của tòa nhà thì công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ có những yêu cầu khác nhau. 

Công ty CP Đầu tư và dịch vụ PSM là đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chung cư The Legend

2. Mục đích, tầm quan trọng của vận hành tòa nhà:

Việc một tòa nhà được vận hành trơn tru, hiệu quả sẽ giúp gia tăng tỷ lệ khách hàng quyết định thuê/mua căn hộ trong tòa nhà. Ngoài ra, Chủ đầu tư và Cư dân còn sử dụng dịch vụ vận hành, tư vấn quản lý tòa nhà với mục đích như sau:

• Đảm bảo an toàn: Một trong những mục đích quan trọng nhất khi vận hành các hoạt động tòa nhà là đảm bảo an toàn cho mọi người sinh sống tại đây. Mỗi Ban Quản lý đều có một bộ phận an ninh hỗ trợ phát hiện và xử lý nhanh chóng những vấn đề bất thường của tòa nhà. 
• Phòng tránh được rủi ro: Nguy cơ rủi ro, lỗi hệ thống máy móc, thiết bị… là những vấn đề luôn phải được kiểm tra thường xuyên. Mục đích của việc kiểm tra, bảo trì là để khắc phục trong thời gian sớm nhất mang lại sự hài lòng cho người dân. 
• Nâng cao giá trị tòa nhà: Khi khâu quản lý vận hành diễn ra một cách chuyên nghiệp, đảm bảo vận hành trơn tru thì giá trị của tòa nhà sẽ được nâng cao. Không chỉ nâng cao về mặt giá trị thực mà vận hành tòa nhà tốt còn mang lại giá trị tinh thần, sự tin tưởng của khách hàng với chủ đầu tư. 

Mục đích của vận hành tòa nhà là nâng cao giá trị của tòa nhà đó

3. Công việc quản lý vận hành tòa nhà do ai chịu trách nhiệm?

Để đảm bảo quá trình vận hành tòa nhà diễn ra trơn tru, hiệu quả thì việc xây dựng Ban Quản lý là vô cùng cần thiết. Ban Quản lý tòa nhà sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và đem đến cuộc sống tốt nhất cho người dân. 

Ban Quản lý sẽ bao gồm nhiều bộ phận riêng biệt với vai trò khác nhau như: Kế toán; Vận hành kỹ thuật; Giám sát dịch vụ; Chăm sóc khách hàng; Bảo vệ; Diệt công trùng; Vệ sinh và chăm sóc cây xanh….

Quản lý vận hành tòa nhà là một nhiệm vụ quan trọng nên người chịu trách nhiệm công việc này phải có đủ năng lực, kiến thức chuyên môn liên quan. Ngoài ra, nhân viên trong Ban Quản lý cũng cần có sự chuyên nghiệp, minh bạch và rõ ràng khi làm việc để đảm bảo cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp nhất đến các Cư dân, khách hàng. 

4. Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những gì?

4.1. Quản lý hành chính văn phòng:

• Hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị được trang bị trong phần diện tích sở hữu hoặc diện tích thuê.
• Hướng dẫn các thủ tục và giải đáp thắc mắc cho Cư dân/Khách hàng khi chuyển đến làm việc tại Tòa nhà.
• Hướng dẫn đăng ký và sử dụng các dịch vụ tiện ích của Tòa nhà.
• Quản lý và lưu trữ các hồ sơ, tài liệu và các giấy tờ liên quan đến việc quản lý Tòa nhà đầy đủ và khoa học.
• Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc và đề xuất liên quan đến việc quản lý Tòa nhà và thông báo khiếu nại, thắc mắc, đề xuất cho Chủ đầu tư giải quyết khi cần thiết cũng như lưu trữ đầy đủ hồ sơ của tất cả các khiếu nại, đề xuất đó.
• Thông báo cho Chủ đầu tư ngay khi nhận được bất kỳ thông báo, chứng từ nào từ chính quyền và các cá nhân khác (Gửi một bản sao cho Chủ đầu tư).
• Tư vấn cho Chủ đầu tư tất cả các vấn đề liên quan đến việc quản lý hành chính phù hợp với các yêu cầu theo luật định.
• Triệu tập và tham gia tất cả các cuộc họp chính thức, lưu trữ và cung cấp các biên bản cuộc họp, báo cáo hàng tháng và các giấy tờ liên quan đến cuộc họp.

4.2. Quản lý hình ảnh tòa nhà:

• Ban Quản lý có trách nhiệm trong việc xây dựng và quản lý hình ảnh của Tòa nhà. Đây là nhiệm vụ chính của Giám đốc Tòa nhà trong việc giữ gìn hình ảnh, xây dựng cộng đồng gắn kết Cư dân/Khách hàng sinh sống và làm việc tại Tòa nhà cũng như Khách hàng đến giao dịch tại Tòa nhà.
• Ban Quản lý Tòa nhà chịu trách nhiệm ngăn chặn những hành vi ghi hình tại khu vực chung mà chưa được sự đồng ý của Chủ đầu tư hoặc cơ quan chức năng.
• Phối hợp hỗ trợ Chủ đầu tư lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện cho cộng đồng tại Tòa nhà nhằm mục đích tuyên truyền, phổ biến các kiến thức cần thiết cho Cư dân/Khách hàng đang sinh sống và làm việc tại Tòa nhà (Kỹ năng CHCN, PCCC,…).

4.3. Chăm sóc cư dân khách hàng:

• Hướng dẫn đăng ký thông tin Cư dân khi nhận bàn giao căn hộ hoặc chuyển tới ở; Quản lý khách thuê văn phòng. Chỉ dẫn và cung cấp các số điện thoại liên hệ của các cơ quan chuyên trách tại địa chỉ của Tòa nhà.
• Phối hợp với các cơ quan chức năng hoàn thiện thủ tục cần thiết liên quan đến quản lý Nhà nước tại Tòa nhà. Tiến hành diễn tập chữa cháy cho Cư dân/Khách hàng và các cán bộ nhân viên Ban Quản lý và nhà thầu, cung cấp danh sách các số liên lạc cần thiết.
• Giải quyết các phàn nàn, thắc mắc của Cư dân/Khách hàng.
• Quản lý hỗ trợ thông báo số lượng Cư dân/Khách hàng đang sinh sống và làm việc tại Tòa nhà (Bao gồm người Việt Nam và người nước ngoài) cho Chủ đầu tư khi có yêu cầu.
• Kiểm tra, giám sát việc thi công sửa chữa trong căn hộ và phần diện tích thương mại tại Tòa nhà, đảm bảo việc thi công sửa chữa không làm ảnh hưởng đến kết cấu, thẩm mỹ chung của Tòa nhà và phần diện tích khác trong Tòa nhà.

4.4.  Quản lý tài chính mua sắm:

• Thông báo, hướng dẫn, giải đáp cho Cư dân/Khách hàng về các loại phí trong Tòa nhà; Phương thức thanh toán và thời gian hoàn thành các loại phí này.
• Định kỳ tính và ra thông báo phí cho Cư dân, các chủ sở hữu hoặc đơn vị thuê mặt bằng, thu và nộp về Chủ đầu tư (Nếu BQL là đơn vị thu hộ) và ghi nhận thông tin yêu cầu xuất hóa đơn tài chính của Cư dân/Khách hàng. Duy trì hồ sơ của các khoản thanh toán, được ghi nhận vào Quỹ quản lý và cập nhật báo cáo Chủ đầu tư.
• Phụ trách quản lý ngân sách dành cho Ban Quản lý theo tiêu chí cân bằng, minh bạch. Thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt các chi phí Quản lý Tòa nhà và đảm bảo không xảy ra bội chi theo bảng ngân sách hoạt động đã được phê duyệt.
• Chuẩn bị báo cáo hoạt động Quản lý hàng tháng để nộp cho Chủ đầu tư với đầy đủ chi tiết liên quan tới tài chính phần dịch vụ.
• Thực hiện công việc mua sắm các trang thiết bị, công cụ dụng cụ cho hoạt động Quản lý vận hành của Ban Quản lý theo danh sách đã được Chủ đầu tư phê duyệt.
• Chủ động kiểm tra và đề xuất phương án và dự trù chi phí sửa chữa hoặc thay thế các thiết bị bị hư hỏng tại Tòa nhà cho Chủ đầu tư.
• Chuẩn bị các văn bản chấp thuận/phiếu yêu cầu mua sắm/yêu cầu thanh toán dựa trên các tiêu chuẩn của Chủ đầu tư và trình cho Chủ đầu tư phê duyệt bằng văn bản tất cả các chi phí vượt quá giới hạn và/hoặc các ưu đãi của Hợp đồng.
• Tư vấn cho Chủ đầu tư tất cả các vấn đề liên quan đến việc Quản lý tài chính phù hợp với các yêu cầu theo luật định làm rõ chi phí bảo trì với chi phí quản lý.

Quản lý tài chính minh bạch, công khai

4.5. Vận hành hệ thống kỹ thuật:

• Tiếp quản các hệ thống kỹ thuật chung của Tòa nhà.
• Quản lý vận hành và kiểm tra định kỳ hệ thống điện, nước, thang máy, hệ thống PCCC, hệ thống camera an ninh, hệ thống âm thanh, hệ thống máy phát điện, hệ thống chiếu sáng công cộng, hệ thống thông gió Tòa nhà, hệ thống thoát nước, hệ thống thu gom và vận chuyển rác thải….
• Các Kỹ sư và Kỹ thuật viên chuyên nghiệp sẽ thực hiện các công việc vận hành theo lịch vận hành được lên kế hoạch hàng tháng, năm.
• Đảm bảo các hệ thống trong Tòa nhà luôn được kiểm tra và vận hành theo quy định của nhà sản xuất.
• Thực hiện các phương án quản lý rủi ro, quản lý hiệu quả năng lượng.
• Hỗ trợ dịch vụ kỹ thuật tại căn hộ và các phần diện tích văn phòng khi có yêu cầu. Lưu các phiếu yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật sau khi hoàn thành, làm căn cứ báo cáo tháng của Ban Quản lý.
• Thực hiện theo các thông báo hoặc yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan nhà nước; Phối hợp kiểm tra, thử nghiệm theo yêu cầu của các cơ quan hữu quan.
• Theo dõi, lập và duy trì hồ sơ lý lịch, báo cáo các hệ thống thiết bị, công trình kỹ thuật hạ tầng như hệ thống máy bơm nước, hệ thống cấp và thoát nước, hệ thống thông gió Tòa nhà, hệ thống chiếu sáng công cộng, thang máy, máy phát điện dự phòng, hệ thống thu gom và vận chuyển rác thải.…
• Tiến hành đào tạo cho nhân viên và các nhà thầu trong các trường hợp như sơ tán do hỏa hoạn, diễn tập chữa cháy….
• Sắp xếp để duy trì, sửa chữa, tân trang, làm sạch, sơn sửa lại, bố trí hoặc trang trí lại cảnh quan và duy trì tình trạng Tòa nhà ở điều kiện tốt nhất.
• Lập sổ tay hoạt động của Tòa nhà.
• Đề xuất kế hoạch và lịch trình bảo trì định kỳ hạ tầng và các hệ thống kỹ thuật chung.

4.6.  Quản lý An Ninh:

• Đảm bảo duy trì An ninh trật tự, an toàn về người, tài sản, hệ thống, phòng chống cháy nổ, ngăn ngừa trộm cắp và các hành động phá hoại làm ảnh hưởng đến sinh hoạt của Cư dân và hoạt động kinh doanh làm việc của phần thương mại trong phạm vi Tòa nhà.
• Kiểm soát tốt và đúng quy trình về người ra/vào Tòa nhà nhưng vẫn tạo ra không gian văn minh, lịch sự, an toàn và đúng tiêu chuẩn cộng đồng. Trông giữ phương tiện xe đạp, xe máy, ô tô của Cư dân/Khách hàng tại Tòa nhà.
• Phối hợp với các mục tiêu; Công An Phường sở tại; Công an PCCC và chính quyền địa phương để làm tốt công tác an ninh trật tự trên địa bàn.
• Xây dựng phương án và diễn tập công tác PCCC định kỳ hàng năm tại Tòa nhà.
• Xây dựng lực lượng an ninh đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
• Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nội quy an ninh trật tự, đôn đốc kiểm tra hoạt động an ninh bảo vệ tài sản.
• Tổ chức, bố trí lực lượng, kế hoạch huấn luyện và trang bị phương tiện nghiệp vụ làm việc cho lực lượng làm việc.
• Thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy; Giữ gìn trật tự và quản lý vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại; Phối hợp với các phòng, ban chức năng, Công an và chính quyền địa phương để giải quyết các sự vụ xảy ra trong khu vực được phân công.
• Thực hiện những văn bản của Chủ đầu tư hoặc cấp trên về công tác an ninh trật tự và các công việc khác.
• Xem xét và điều chỉnh phương án an ninh theo tình hình thực tế để tăng tính hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
• Thực hiện kiểm tra an ninh đột xuất và đảm bảo các nhân viên an ninh thực hiện đúng nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
• Cung cấp thông tin cho trung tâm tiếp nhận sự cố và an ninh 24/7.

4.7. Quản lý khu vực đỗ xe, phân luồng giao thông:

• Đảm bảo phương án phân luồng giao thông cho Tòa nhà, chống ùn tắc trên sân, dưới tầng hầm, hạn chế tối đa ảnh hưởng của việc trông giữ xe với Cư dân/Khách hàng.
• Bổ sung và hoàn thiện các hệ thống biển báo, biển chỉ dẫn, nội quy khu đỗ xe trên sân, đường nội bộ (Nếu cần thiết).
• Nghiên cứu, đề xuất nội quy bãi đỗ xe (Nếu có) cho phù hợp với hiện trạng Tòa nhà.
• Đề xuất và giám sát việc thực hiện các chính sách về bãi đỗ xe và quy trình kiểm soát rủi ro cháy nổ, phương thức sắp xếp phân luồng phương tiện thông minh và an toàn.

4.8. Quản lý phòng cháy chữa cháy:

• Xây dựng quy định về PCCC trong Tòa nhà, kế hoạch giám sát việc thực hiện nội quy của nhân viên đang làm việc tại Tòa nhà và Cư dân/Khách hàng.
• Xây dựng phương án và quy trình khắc phục bằng lực lượng tại chỗ xử lý sự cố cháy, sơ tán con người, bảo vệ tính mạng con người và tài sản trong Tòa nhà.
• Chủ động tuần tra, kiểm tra các thiết bị, hệ thống PCCC được trang bị tại Tòa nhà, đảm bảo thiết bị hoạt động tốt nếu có sự cố xảy ra.
• Xây dựng phương án và quy trình phối hợp với Cảnh sát PCCC chuyên nghiệp của Thành phố và hàng năm phối hợp tổ chức tập huấn tuyên truyền, bồi dưỡng nghiệp vụ PCCC cho lực lượng cơ sở và Cư dân/Khách hàng tại Tòa nhà.

4.9. Quản lý rủi ro:

• Lập sổ tay hướng dẫn sơ đồ thoát nạn trong Tòa nhà, các hệ thống được trang bị và hướng dẫn biển chỉ dẫn của Tòa nhà, đặc điểm nhận diện Tòa nhà; Các lối ra/vào Tòa nhà theo các tuyến đường sẵn có.
• Hoàn thiện, bổ sung sổ tay hướng dẫn hoạt động, sổ tay quản lý và ngăn ngừa rủi ro.
• Chuẩn bị và thường xuyên ban hành các quy định của Tòa nhà về các vấn đề liên quan đến việc sử dụng, tiện ích trong các Tòa nhà và xử lý khi cần thiết.
• Lập kế hoạch sơ cấp cứu và đào tạo nhân viên.

4.10. Quản lý làm sạch cảnh quan toàn nhà:

• Giám sát chặt chẽ hàng ngày việc làm sạch tại các khu vực chung phù hợp với các quy định tiêu chuẩn, bao gồm sảnh tầng 1, quầy Lễ tân, hành lang các tầng, cầu thang, bãi đậu xe, khu vực kỹ thuật, văn phòng Ban Quản lý, khu vực ngoại cảnh và các khu vực khác thuộc Tòa nhà.
• Giám sát việc sử dụng các buồng tập kết rác, thiết lập các quy định cụ thể về xử lý rác thải trong Tòa nhà. Đặc biệt chú trọng công tác thu gom và làm sạch buồng rác, hạn chế mùi.
• Xem xét và điều chỉnh phương án vệ sinh theo tình hình thực tế để tăng tính hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Tư vấn và sử dụng các hóa chất an toàn cho sức khỏe con người và thân thiện với môi trường.
• Nghiên cứu trình phương án cho Chủ đầu tư bổ sung thay thế kịp thời đối với các hạng mục cây cảnh không đảm bảo về chất lượng, tính thẩm mỹ.

4.11. Quản lý rác thải:

• Bố trí bảng biển hướng dẫn cho việc phân loại và thu gom rác tại các vị trí quy định trong Tòa nhà.
• Giám sát việc sử dụng phòng tập kết rác, thiết lập các quy định cụ thể về xử lý rác thải trong Tòa nhà.
• Lập nội quy sử dụng phòng tập kết rác.
• Bố trí nhân viên vệ sinh cọ rửa phòng chứa rác nhằm đảm bảo phòng chứa rác sạch sẽ, hạn chế tối đa mùi trong phòng chứa rác.
• Tạo không gian sạch sẽ, môi trường trong lành không có dấu hiệu rác thải, không tạo thành nơi cư trú, sinh sản cho côn trùng và bệnh dịch.
• Đảm bảo rác thải được phân loại và vận chuyển đúng theo quy định nhằm bảo vệ môi trường. Bố trí thời gian thu rác không ảnh hưởng đến thời gian và không gian làm việc của Tòa nhà.

4.12. Quản lý kiểm soát côn trùng:

• Lập và thực hiện các kế hoạch phun diệt sâu bọ, côn trùng theo tháng, theo quý, mùa sinh sản. Nghiên cứu sự sinh trưởng, đặc thù từng loài để đưa ra lịch phun diệt bằng hóa chất, khử khuẩn hợp lý.
• Kiểm tra tất cả các khu vực tại các Tòa nhà, các khu vực đặt bả, đặt bẫy về dấu hiệu sự xuất hiện của côn trùng.
• Đánh giá chất lượng dịch vụ hàng tháng, hàng quý để báo cáo Chủ đầu tư trong công tác kiểm soát côn trùng tại Tòa nhà.

5. Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM – Công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp:

– Quản lý vận hành tòa nhà là hoạt động sẽ diễn ra song song trong quá trình  tòa nhà đi vào khai thác sử dụng, đồng thời nó sẽ tác động đến tất cả các khía cạnh của tòa nhà. Chính vì vậy, việc quản lý vận hành có hiệu quả hay không có tác động không nhỏ đến trải nghiệm sống của các Cư dân, khách hàng và lợi ích của chủ đầu tư.

– Để quá trình quản lý vận hành tòa nhà diễn ra tốt đơn vị quản lý cần:

• Xây dựng một quy trình quản lý tốt và vận hành thật bài bản.
• Áp dụng công nghệ vào công tác quản lý.
• Đội ngũ Ban Quản lý có năng lực và chuyên môn.

– Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM là một đơn vị quản lý bất động sản sở hữu đầy đủ những điều kiện cần như trên và tự tin với các chất lượng dịch vụ cung cấp.

– Quy trình quản lý vận hành từng tòa nhà khác nhau sẽ được Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM nghiên cứu kỹ lưỡng và xây dựng phù hợp với từng mô hình bất động sản khác nhau. Dù là chung cư hay tòa nhà văn phòng… Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM luôn có sẵn các quy trình và kịch bản quản lý đáp ứng mọi nhu cầu của chủ đầu tư.

– Bên cạnh đó, Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM còn sở hữu đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao, được đào tạo bài bản. Mỗi cá nhân của Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM luôn luôn tận hiến, cháy hết mình trong công việc và tận tâm vì khách hàng.

– Để nâng cao chất lượng và trải nghiệm của khách hàng, Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM đã áp dụng Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control. Thông qua phần mềm này, tại bất kỳ đâu, bất cứ lúc nào chủ đầu tư đều có thể kiểm tra tình trạng vận hành tòa nhà của mình.

– Phần mềm quản lý hiện đại được ứng dụng trong công tác quản lý vận hành của Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM. Với những thế mạnh kể trên, Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ PSM chắc chắn sẽ mang tới dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà uy tín chất lượng. Giúp chủ đầu tư tối đa hóa lợi nhuận, quản lý tòa nhà một cách tốt nhất với chi phí ít nhất.

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ & DỊCH VỤ PSM

Tầng 6 – Tòa nhà 25T1 – Khu đô thị Đông Nam, Trần Duy Hưng – Phường Trung Hòa – Quận Cầu Giấy – Hà Nội.

Điện thoại: 024.39362330    Fax: 024. 39362328

Hotline: 091 2083567 | Email: congtypsm@gmail.com

PSM – Tận tâm vì Khách hàng